Fina का घर

घर के कागजात स्टेप-बाय-स्टेप कैसे व्यवस्थित करें

किसी भी कागज़ को तीस सेकंड में ढूंढना संभव है। हम आपको घर के सभी कागजात व्यवस्थित करने के लिए एक हाइब्रिड और सरल प्रणाली सिखाते हैं।

आपके कागजात व्यवस्थित करने का असली उद्देश्य

इस प्रणाली का उद्देश्य एक सुंदर फ़ाइल रखना नहीं है, बल्कि किसी भी कागज़ को तीस सेकंड में ढूंढने में सक्षम होना है। हमें यह जानने की ज़रूरत है कि क्या रखना है, अनावश्यक को हटाना है और यह चिंता कम करनी है कि कौन सी चीज़ कहाँ है।

आपको बिना किसी मापदंड के फ़ाइल करने, डर के मारे सहेजने, श्रेणियों को मिलाने और जगह को कागज़ों के कब्रिस्तान में बदलने की सामान्य गलती से बचना चाहिए। इसे हासिल करने के लिए, हम दस्तावेज़ों के लिए अनुकूलित व्यवस्था विधियों से प्रेरित एक हाइब्रिड दृष्टिकोण का उपयोग करेंगे।

यह प्रणाली तीन बुनियादी स्तंभों पर संरचित है: एक सुरक्षित स्थान, श्रेणियों की एक निश्चित संरचना और घर में आने वाले नए कागज़ों के लिए एक छोटी दिनचर्या।

• किसी भी कागज़ को तीस सेकंड में ढूंढना
• डर के मारे सहेजना या श्रेणियों को मिलाना से बचना
• एक सुरक्षित स्थान और एक निश्चित संरचना पर आधारित होना
• आने वाले नए कागज़ों के लिए एक छोटी दिनचर्या बनाए रखना

प्रारंभिक प्रबंधन और स्रोत पर डिजिटलीकरण

सबसे पहले, उन आपूर्तिकर्ता कंपनियों, बैंकों और संस्थाओं से संपर्क करें जो अभी भी डाक द्वारा बिल या संचार भेजते हैं। घर में भौतिक कागज़ के प्रवेश को कम करने के लिए उन्हें ईमेल द्वारा डिजिटल प्रारूप में बदलें।

एक इनबॉक्स, एक मेलबॉक्स या एक सामान्य दराज को सुलभ स्थान पर, जैसे कि हॉल में, सक्षम करें। वहां आपको अस्थायी रूप से घर आने वाले सभी डाक, ब्रोशर या कागज़ात रखने चाहिए।

एक आवधिक दिनचर्या स्थापित करें, उदाहरण के लिए सप्ताह में एक बार, इस इनबॉक्स की समीक्षा करने, दस्तावेजों को संसाधित करने और कूड़ेदान को बहुत करीब रखते हुए दराज को खाली करने के लिए।

• बिल और संचार को डिजिटल प्रारूप में बदलना
• हॉल में एक सुलभ इनबॉक्स बनाना
• सप्ताह में एक बार कागज़ात की समीक्षा और प्रसंस्करण करना
• अस्थायी मेलबॉक्स खाली करते समय पास में कूड़ेदान रखना

घर के कागज़ात व्यवस्थित करने के लिए व्यावहारिक श्रेणियां

फ़ाइल को काम करने के लिए, अपने सभी दस्तावेज़ों को सात निश्चित श्रेणियों में विभाजित करें। इस तरह आपको हमेशा पता रहेगा कि आपके हाथ में आने वाला प्रत्येक नया कागज़ ठीक कहाँ जाता है।

श्रेणियां घर के सभी क्षेत्रों को कवर करती हैं और आवश्यकता पड़ने पर तत्काल पता लगाने की अनुमति देती हैं।

• पहचान: महत्वपूर्ण और अनिवार्य दस्तावेज जिन्हें हमेशा संरक्षित किया जाना चाहिए, जैसे जन्म प्रमाण पत्र, आईडी कार्ड, पासपोर्ट और शैक्षणिक डिग्री।
• आवास: स्वामित्व विलेख, खरीद या किराये के अनुबंध, बंधक और संबंधित बीमा पॉलिसियां।
• कार: वाहन दस्तावेज, बीमा और नियमित निरीक्षण।
• स्वास्थ्य: प्रासंगिक चिकित्सा इतिहास, महत्वपूर्ण रिपोर्ट और नुस्खे।
• बैंक: बैंक अनुबंध, विवरण और वित्तीय संचार।
• कर: कर घोषणाएं और रसीदें।
• गारंटी: खरीद टिकट और खरीदे गए उपकरणों और उत्पादों की वारंटी दस्तावेज।

भौतिक बनाम डिजिटल फ़ोल्डर

भौतिक कागज़ के लिए, निश्चित श्रेणियों के अनुसार दस्तावेजों को वर्गीकृत करने के लिए फ़ाइलर, रिंग बाइंडर, अकॉर्डियन फ़ोल्डर, हैंगिंग फ़ोल्डर या सेपरेटर का उपयोग करें। सेपरेटर, प्लास्टिक स्लीव और स्पष्ट लेबल का उपयोग त्वरित स्थान निर्धारण की सुविधा प्रदान करता है और दस्तावेजों को मोड़ने या दाग लगने से बचाता है।

डिजिटल प्रारूप घर में मात्रा को कम करने के लिए आदर्श है। व्यावहारिक तरीके से डिजिटल फ़ाइलों का नामकरण करते समय, कालानुक्रमिक व्यवस्था और खोज की सुविधा के लिए एक मानक संख्यात्मक दिनांक प्रारूप जैसे वर्ष, महीना और दिन का पालन करने की सिफारिश की जाती है।

डिजिटलीकरण के लिए फोन के कैमरे या स्कैनिंग ऐप का उपयोग करें टिकट, चालान और अल्पकालिक परिचालन दस्तावेजों को भौतिक प्रारूप में प्राप्त करने के लिए, उन्हें सीधे श्रेणियों के अनुसार व्यवस्थित डिजिटल फ़ोल्डरों में एकीकृत करें।

• भौतिक कागज़ के लिए फ़ाइलर और प्लास्टिक स्लीव का उपयोग करना
• डिजिटल फ़ाइलों का नाम वर्ष, महीना और दिन के साथ रखना
• दैनिक टिकटों और चालानों को मोबाइल से स्कैन करना
• क्लाउड या बाहरी स्टोरेज पर डिजिटल फ़ाइलों का बैकअप लेना

क्या फेंकना है और व्यक्तिगत डेटा वाले कागज़ात कैसे नष्ट करें

आपको विज्ञापनों, ब्रोशर और अमान्य कूपन या नोट्स को छोड़ देना चाहिए। केवल उन महत्वपूर्ण दस्तावेजों को स्थायी रूप से सहेजें जो कभी समाप्त नहीं होते हैं, जैसे विलेख, अध्ययन प्रमाण पत्र, जन्म प्रमाण पत्र और वसीयत।

कानूनी ढांचे द्वारा आवश्यक समय के लिए कर और वाणिज्यिक दस्तावेजों को सहेजें। स्पेन में सामान्य कर अभियोजन अवधि चार साल है, जो सामान्य कर कानून के अनुसार है, या कुछ मामलों में दस साल तक जब कटौती या विशिष्ट आधारों की जांच की जाती है। यह वाणिज्यिक संहिता के वाणिज्यिक मानदंडों के तहत छह साल तक भी शामिल है। व्यक्तिगत डेटा के खराब प्रबंधन के लिए दंड से बचने के लिए, कानूनी संरक्षण अवधि समाप्त होने के बाद उन्हें हटा दें।

व्यक्तिगत डेटा के सामान्य विनियमन के नियमों का पालन करने के लिए, संवेदनशील, वित्तीय या व्यक्तिगत डेटा युक्त दस्तावेजों को सीधे कचरे में फेंकने से बचें। कानूनी संरक्षण अवधि समाप्त होने के बाद इन माध्यमों को भौतिक रूप से नष्ट करने के लिए पेपर श्रेडर या सुरक्षित कटिंग सिस्टम का उपयोग करें और व्यक्तिगत डेटा के खराब प्रबंधन के लिए दंड से बचें।

• विज्ञापनों और अमान्य नोटों को छोड़ देना
• महत्वपूर्ण दस्तावेजों को स्थायी रूप से सहेजना
• कर और वाणिज्यिक संरक्षण की कानूनी अवधियों का सम्मान करना
• पेपर श्रेडर का उपयोग करके व्यक्तिगत डेटा वाले कागज़ात को नष्ट करना

«ईश्वर का शुक्र है कि मैंने आईडी कार्ड को सही जगह पर रखा था और किसी दराज के नीचे नहीं, नहीं तो आज मैं रोटी खरीदने भी नहीं निकल पाता।»

VitaLife को Google Play पर देखें