A Casa da Fina

Quais documentos guardar em casa e por quanto tempo

Acumulamos papéis em casa sem saber muito bem o que fazer com eles. Aqui contamos exatamente quanto tempo você deve conservar cada documento.

Declaração de Imposto de Renda e comprovantes fiscais

Guardar os papéis da Receita Federal é uma das dúvidas mais comuns. Segundo a Agência Tributária e a Lei Geral Tributária, o prazo de prescrição é de quatro anos.

Este período começa a contar a partir do dia seguinte àquele em que terminar o prazo regulamentar de apresentação da declaração ou autoliquidação. Durante estes quatro anos, a Administração pode verificar e investigar suas declarações.

Passado esse tempo, em princípio, você já não precisa guardar esses comprovantes fiscais específicos, a menos que tenha algum processo em andamento com eles.

• Prazo da Agência Tributária: 4 anos.
• Início da contagem: no dia seguinte ao término do prazo de apresentação.
• Motivo: período em que a Receita pode revisar seus dados.

Holerites e contratos de trabalho

O mundo do trabalho tem suas próprias regras sobre papelada. Segundo a Organização de Consumidores e Usuários (OCU) e especialistas em trabalho, aconselha-se guardar os holerites por pelo menos dez anos.

Este longo prazo serve para protegê-lo contra possíveis erros em sua vida profissional, retificações necessárias ou o cálculo de suas futuras prestações e pensões.

As empresas só são obrigadas por lei a conservar os holerites por quatro anos, e a Seguridade Social só pode reclamar cotas desse mesmo período. A partir do quinto ano, o único documento válido geralmente é o que você guarda em casa.

Quanto aos contratos de trabalho, embora a lei não estabeleça um prazo exato para sua conservação individual, o prudente é mantê-los enquanto durar a relação de trabalho e quatro anos mais.

• Holerites: pelo menos 10 anos recomendados pela OCU.
• Obrigação da empresa: 4 anos.
• Contratos: durante a relação de trabalho e 4 anos posteriores.

Faturas de serviços e recibos de compra

As faturas de luz, água, gás e os recibos de compra devem ser guardados por um mínimo de três anos. Este prazo coincide com a garantia legal atual para produtos novos.

Ter esses comprovantes ajuda você a reclamar contra qualquer erro de cobrança e a exercer seu direito de garantia se o produto falhar durante esse tempo.

Se falamos de bens de grande valor, como móveis, eletrodomésticos, reformas feitas em casa ou joias, a OCU recomenda conservar as faturas enquanto você for proprietário do bem. São indispensáveis para comprovar o valor perante o seguro em caso de roubo ou sinistro.

• Prazo geral: 3 anos como mínimo.
• Utilidade: comprovante de pagamento e garantia.
• Bens de grande valor: conservá-los enquanto for proprietário.

Escrituras e documentos de propriedade

Certos documentos importantes de casa nunca devem ser jogados fora. As escrituras e os títulos de propriedade devem ser guardados sempre, de forma indefinida e enquanto você for titular do bem.

Isso inclui as escrituras de compra e venda, os títulos de propriedade de imóveis, de veículos ou até mesmo de sepulturas.

Esses papéis são absolutamente indispensáveis para comprovar que você é o dono legítimo ou para realizar qualquer trâmite futuro relacionado a eles.

• Prazo: sempre, de forma indefinida.
• Documentos: compra e venda, imóveis, veículos e sepulturas.
• Motivo: comprovar a titularidade.

Contratos de aluguel e recibos do condomínio

Se você mora de aluguel, deve guardar o contrato durante os cinco anos posteriores à sua finalização. Este é o prazo em que prescrevem os aluguéis que não foram pagos.

Também é altamente recomendável conservar o inventário detalhado do estado em que se encontrava o imóvel quando você entrou e o documento que confirma a devolução da caução.

Por outro lado, os recibos do condomínio de proprietários regem-se pelos prazos gerais de prudência para obrigações periódicas, que geralmente se alinham com os períodos de três a cinco anos.

• Aluguel: 5 anos após o término do contrato.
• Guardar também: inventário e devolução da caução.
• Condomínio: pauta de prudência entre 3 e 5 anos.

Documentos médicos e históricos

A lei estatal estabelece um prazo mínimo de conservação de cinco anos para os documentos médicos a partir da data de alta de cada processo assistencial.

No entanto, o critério da OCU é muito mais prudente: aconselha conservar de forma indefinida os relatórios médicos principais, os resultados de exames diagnósticos relevantes, as intervenções cirúrgicas e os históricos clínicos.

Esses papéis são vitais para sua atenção médica futura, caso precise de uma segunda opinião médica ou se mudar de centro de saúde. Lembre-se ainda que muitas comunidades autônomas exigem prazos superiores aos cinco anos mínimos estatais em suas próprias normas.

• Mínimo legal estatal: 5 anos a partir da alta.
• Recomendação da OCU: guardar de forma indefinida os relatórios chave.
• Utilidade: atenção futura e segundas opiniões.

«Ainda bem que com isso já sei quais pastas esvaziar neste fim de semana e quais manter bem guardadas na gaveta.»

Ver VitaLife na Google Play